Näin raportoit kiireiselle toimarille: Näillä vinkeillä talousraporttisi tulevat luetuksi.

Lähetätkö talousraportit toimitusjohtajalle joka kuukausi mutta et ole ihan varma, tulevatko ne oikeasti luetuiksi? Tässä kolme tehokasta vinkkiä, joilla varmistat, että raporttisi eivät jää pölyttymään toimitusjohtajan kansioon tai sähköpostin roskakoriin.

Pienten ja keskisuurten yritysten (pk-yritysten) toimitusjohtajat ovat usein kiireisimpiä henkilöitä huoneessa. He tasapainoilevat asiakkaiden, rekrytoinnin, sijoittajien ja joskus jopa laskujen hyväksynnän kanssa, kaikki saman päivän aikana.

He eivät tarvitse vielä yhtä kymmenen sivun PDF-raporttia, jossa on taulukoita, joiden tulkitsemiseen vaaditaan talouden ammatilaistutkinto. He tarvitsevat selkeyttä. He tarvitsevat nopeutta. Ja mikä tärkeintä, heidän pitää “saada kiinni” raportin ydinsisällöstä alle kymmenessä sekunnissa.

Monissa tapauksissa talousraportit voivat ehkä tuntua heistä vihollisilta, ei liittolaisilta: ne ovat monimutkaisia, epäselviä ja liian hitaita. Tämä aiheuttaa kitkaa päätöksenteossa ja jättää tilaa väärinymmärryksille yrityksen taloudellisesta tilasta.

Tässä artikkelissa esitellään kolme käytännön vinkkiä, jotka auttavat taloustiimejä viestimään tavalla, johon toimitusjohtajat voivat reagoida välittömästi.

1. Tee raportista inhimillinen: lisää oma, napakka analyysi.

Perinteinen talousraportti on ehkä violetti dataähky, täynnä numeroita, anonyymi ja vaikeasti luettava. Se on ennemmin monimutkainen kuin hyödyllinen, erityisesti toimitusjohtajalle, joka ei ole talouden ammattilainen ja tarvitsee vain olennaisen. Mutta niin sen ei tarvitse olla . Lisäämällä oma napakka yhteenveto, kertoo toimitusjohtajalle heti, mistä on kysymys. Analyysilla teet raportista heti helpommin lähestyttävän. Se muistuttaa toimitusjohtajaa: “Tämän analyysin takana on ammattilainen ja tämä on tärkeä.”

Kirjoita lyhyt johdanto ja kolme pointtia "kansan kielellä". Esimerkiksi:

“Hei Sonja – tässä kesäkuun talouden yleiskuva. Kassatilanne on vakaa ja katteet ovat hieman parantuneet. Katso alla kolme chartia joissa on myös ennuste. Ota yhteyttä, jos haluat että käydään yhdessä läpi.”

Tai anna Riskraten automaattisesti luoda luonnollisen kielen analyysi, aivan kuin analyytikko olisi kirjoittanut sen puolestasi. Se toimii heti keskustelun aloituksena.

Miksi se toimii:

• Luo tutun ja luotettavan tunteen.

• Muuttaa kylmän, dataähkyisen raportin helposti lähestyttäväksi.

• Helpottaa toimitusjohtajaa vastaamaan, esittämään kysymyksiä tai toimimaan.

  
  
  
  

  
  

2. Suosi mobiiliraportteja ja graafeja.

Useimmat pk-yritysten toimitusjohtajat eivät avaa Exceliä 27-tuumaiselta näytöltä. He lukevat sähköposteja puhelimellaan kokousten välissä, lentokentällä tai vaikka autossa istuessaan.

Heillä on vain 10 sekuntia aikaa tarttua olennaiseen, muuten raporttisi päätyy roskakoriin.

Tämä tarkoittaa:

• Lyhyitä yhteenvetoja

• Selkeitä graafeja

• Analyysia, joka kertoo enemmän kuin taulukot

Voit käyttää esimerkiksi Riskrate -työkaluja mobiiliystävällisten digiraporttien lähettämiseen. Korosta alussa kolme tärkeintä havaintoa esimerkiksi myynnin kasvusta, kannattavuudesta ja ennusteesta.

Miksi se toimii:

• Toimitusjohtaja saa kokonaiskuvan 10 sekunnissa

• Toimii pk-yrityksen arjessa: rekat, kahvajonot, kenttäkäynnit

• Auttaa priorisoimaan jatkotoimenpiteet sen sijaan, että ne hautautuvat
  

3. Varaa napakka puhelu (parhaiten sopivana ajankohtana).

Vaikka parhaatkin analyysit ovat hyödyllisiä, ne eivät korvaa oikeita keskusteluja. Jotkut toimitusjohtajat tarvitsevat ihmisen tekemän läpikäynnin, erityisesti jos luvuissa on yllätyksiä, monimutkaisia tai liittyvät isoihin päätöksiin.

Varaa nopea videopuhelu (30 min) käydäksesi raportin läpi.

Käytä aika seuraaviin:

• Käy läpi kolme tärkeintä havaintoa visuaalisesti

• Keskustele, mitä numeroiden takana on

• Sovita päätökset, seuraavat askeleet tai kysymykset

Lähetä tiivis yhteenveto ennen puhelua. Kokouksen aikana paneudu yksityiskohtiin vain tarvittaessa.

Miksi se toimii:

• Antaa tilaa kysymyksille ja oikaisee mahdolliset väärinkäsitykset

• Vahvistaa talous- ja johtoryhmän välistä suhdetta

• Muuttaa analyysit nopeammin päätöksiksi ja toimenpiteiksi

Lopuksi: Raporttien ei pitäisi tarkoittaa lisätyötä.

Talousraportoinnin ei tulisi tuntua toimitusjohtajasta ylimääräiseltä työltä. Sen pitäisi olla päivän helpoin osuus: signaali, ei kohinaa. Paras tapa toteuttaa tämä on yhdistää automaatio, selkeys ja henkilökohtainen ote. Riskraten avulla voit tarjota nämä kaikki klikkauksella.

Haluaisitko luoda vaivatta analyysit ja ennusteet jotka myös toimitusjohtaja lukee mielellään? Voit kokeilla Riskratea maksutta tästä.

Automate all your financial reporting with riskrate.

Start using riskrate free of charge. No manual work, hidden costs, set-up fees, or integration projects.

We think growing faster with less risk should be a basic right for every company.

Sign up and run your first financial report in less than 3 minutes.

Book a 30-minute demo.