%20(1)%20(1)%20(1)%20(1).png)
Räätälöity raportti ja piilokulut.
- 20.2.
- 3 min käytetty lukemiseen
Päivitetty: 2.3.
Kiire, manuaalinen työ, virheiden korjaaminen ja epäkäytännölliset työvälineet nostavat työntekijöiden stressiä, turhautumista ja piilokuluja usealla toimialalla. Tämä koskee myös talousraportointia.
Talousraportoinnin piilokulut tarkoittavat ylimääräisiä ja huomaamattomia kuluja, jotka syövät työaikaa, laskevat työntekijän energiaa, heikentävät työn tuottavuutta ja hidastavat yrityksen kasvua.
Hyvä uutinen on, että raportoinnin kustannuksia voi hallita ja pudottaa jopa 99% oikeilla toimintatavoilla ja työkaluilla. Tässä blogissa käymme läpi, mistä nämä raportoinnin piilokulut syntyvät ja mitä raportoinnin piilokuluille voi tehdä.
Uuden työkalun käyttöönotto ja opiskelu
Riippumatta siitä, teetkö raportin Excelissä, kirjanpito-ohjelmassa tai BI-raportoinninautomaatiolla, niin uuden ohjelmiston käyttöönotto vaatii aina jonkin verran aikaa ja perehtymistä.
Suurin kustannus ei yleensä synny ohjelmiston kuukausihinnasta tai edes käyttöönottoprojektista, vaan ajasta, jonka tilitoimiston työntekijät ja talouden ammattilaiset käyttävät työkalun opiskeluun ennen kuin he voivat tuottaa asiakkailleen lisäarvoa, kuten laadukkaita analyyseja ja raportteja.
Vinkki
Hyödynnä helppokäyttöisiä työkaluja, josta voit saada hyödyn heti.
Esimerkki piilokuluista: Jos kaksi työntekijää käyttää viikoittain yhteensä 5 tuntia ohjelmiston opetteluun, kuukausittain tämä aika voi kasvaa 40 tuntiin. Jos yhden työntekijän tuntihinta on 80 €, opiskelukustannukset ovat 40 x 80 € = 3 200 € kuukaudessa.
Räätälöity raportti ja sen rakentaminen
Räätälöityjen raporttien rakentaminen voi viedä paljon aikaa, erityisesti jos jokainen raportti räätälöidään ja tehdään käsin alusta alkaen asiakkaan tarpeen mukaan. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa tapa toimia, vaan raportointia voi merkittävästi nopeuttaa muutamalla työtavalla.
Vinkit
Hyödynnä valmiita malliraportteja
Testaa erilaisia BI- ja raportointiautomaation vaihtoehtoja käytännön työssäsi, ja voit nähdä millainen ratkaisu aidosti vähentää manuaalista työtä.
Keskustele asiakkaan kanssa ennakkoon ja määrittele tarkasti, millainen raportti parhaiten palvelee heidän tarpeitaan.
Esimerkki piilokuluista: Jos yhden räätälöidyn raportin tekeminen vie 10 tuntia ja kuukaudessa tehdään 5 raporttia, työntekijä käyttää tähän 50 tuntia. Tällöin kustannukset ovat 50 x 80 € = 4 000 € kuukaudessa.
Räätälöity raportti ja sen muutostyöt
Asiakaspalvelu ja raporttien räätälöinti ovat tärkeä osa laadukasta talouden neuvontapalvelua. Ne voivat kuitenkin joko tehostaa tai hidastaa neuvontapalvelun kasvua.
On hyvä muistaa, että 80 % asiakkaiden tarpeista on toistuvia. Tämä tarkoittaa, että standardoitu raporttimalli kattaa suurimman osan vaatimuksista, ja vain pieni osa tarvitsee räätälöintiä. Henkilökohtainen neuvonta ja lukujen läpikäynti voi myös olla asiakkaallesi todennäköisesti tärkeämpää, kuin räätälöity raportti.
Vinkit
Tarjoa maksuton testikäyttö asiakkaillesi ja varmistat, että raportti vastaa tarvetta.
Tarjoa asiakkaalle raportin lukujen läpikäyntiä säännöllisen raportin tueksi.
Suosi raporttimalleja, jotka ovat jo muiden samantyyppisten asiakkaiden käytössä.
Dokumentoi asiakkaan toiveet jotta raportin päivittäminen on nopeampaa.
Esimerkki kustannuksista: Jos asiakas pyytää kerran kuukaudessa muutoksia raporttiin ja työntekijä käyttää keskimäärin 3 tuntia ohjelman uudelleen opiskeluun, tämä tarkoittaa 3 x 80 € = 240 € kuukaudessa.
Räätälöity raportti ja virheiden todennäköisyys
Jos käytät raporttia vain kerran kuukaudessa, monimutkaisen työkalun mieleen palauttaminen mieleen vie suhteessa paljon aikaa ja voi lisätä myös virheiden riskiä. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä ja pahimmillaan heikentää asiakkaasi luottamusta.
Vinkit
Suosi valmiita raporttimalleja.
Varmista, että jokainen raportti tarkistetaan ennen lähettämistä.
Tarjoa asiakkaalle raportin lukujen läpikäyntiä säännöllisen raportin tueksi.
Esimerkki piilokuluista: Jos virheiden korjaamiseen kuluu 6 tuntia kuukaudessa, kustannus on 6 x 80 € = 480 € kuukaudessa.
Hankala työkalu kuormittaa ja lisää ammattilaisen stressiä
Vaikeakäyttöiset työkalut eivät vain maksa rahaa ja vie aikaa, mutta voivat myös turhauttaa talouden ammattilaista. Tuskin kukaan ammattilainen haluaisi käyttää arvokasta aikaansa muuhun kuin siihen, johon osaamista ja kokemusta on hankittu. Kaiken lisäksi työkaluun käytetty aika on pois siitä kaikkein tärkeimmästä, eli asiakkaalle allokoidusta ajasta. Turhautuminen, kiire, tunnollisuus ja stressi voivat johtaa työn ilon ja merkityksellisyyden katoamiseen keneltä tahansa.
Vinkit
Automatisoi rutiinityöt ja valitse työkalut, jotka tarjoavat työntekijöille lisää aikaa tuottavaan asiakastyöhön.
Varmista, että tiimi saa riittävästi koulutusta ja tukea uusien työkalujen käyttöön.
Luo selkeät prioriteetit ja työprosessit, jotka ehkäisevät kiirettä ja stressiä.
Esimerkki piilokuluista: Jos työntekijä tarvitsee keskimäärin 7 päivää vapaata vuodessa työkuorman vuoksi tai palo työn tekemiseen muuten sammuu, tämä tarkoittaa 16 tuntia x 80 € = 22 400 € vuodessa (ilman että sosiaalikuluja lasketaan mukaan).
Yhteenveto
Kun kaikki piilokustannukset lasketaan yhteen, ne voivat nousta merkittäviin summiin. Tässä esimerkissä:
Ohjelmiston opiskeluun (40 tuntia): 3 200 €
Räätälöityjen raporttien luomiseen (50 tuntia): 4 000 €
Virheiden korjaamiseen (6 tuntia): 480 €
Asiakaspalvelu ja muutostyöt (3 tuntia): 240 €
Stressin aiheuttama poissaolo (7 päivää vuodessa): 22 400 / 12 € = 1 867 € kk
Kokonaiskustannukset kuukaudessa 9 787 € ja vuodessa 117 444 €.
Näitä piilokustannuksia voidaan vähentää merkittävästi esimerkiksi riskratella, joka on tehty tuottavampaan raportointiin yhdessä talouden ammattilaisten kanssa. Riskrate automaatiolla voit pudottaa 99% analysointiin, ennustamiseen ja raportointiin käytetystä ajasta Kun raportointia kehitetään aktiivisesti, tilitoimistosi voi tarjota asiakkaille entistä laadukkaampia palveluita ilolla ja vaivatta joka heijastuu myös asiakkaisiin.
Keskustelmme mielellämme kanssanne, kuinka tiimisi voisi pudottaa 99% raportoinnin piilokuluista. Olemme täällä sinua varten. Voit varata ajan tiimimme kanssa tästä.
Raportoi klikkauksella.
