Sympaattinen maksumuistutus parantaa yrityskuvaa



Kuinka ennustaa maksuaikoja ja lähestyä asiakasta sympaattisesti? Kesä on poikkeuksetta aika, joka pidentää maksuaikoja. Hyvistä asiakkaista kannattaa pitää kiinni myös vaikeina aikoina. Sympaattisuus ja toista osapuolta kunnioittava asenne tuo parhaita tuloksia. Tässä blogissa vinkit, kuinka voit toista osapuolta kunnioittaen saada maksun kassaan tehokkaasti.

Maksuajat kasvavat kesällä ja pitkien pyhien jälkeen

Lomakauden tai pitkien pyhien jälkeen yritysten maksuajat pitenevät huomattavasti, kuten

riskrate reaaliaikainen maksuviive -aineisto osoittaa vapun ja helatorstain 2021 jälkeen. Monissa yrityksissä laskujen tarkastaja, hyväksyjä ja maksaja ovat eri henkilöitä. Kun henkilöt lomailevat eri aikaan, mutta laskujen hyväksyntä on jäänyt sopimatta, laskujen hyväksyntä hidastuu.


Kuva 1. Satunnaisesti valittu noin miljoonan laskun satunnaisotanta osoittaa keskimäärin 80 päivän maksuviiveen vapun ja helatorstain 2021 jälkeen.

Voit ennustaa uuden asiakkaan maksuaikaa automaattisesti

Ostolaskujen, palkkojen ja lainan lyhennysten ennustaminen on suhteellisen helppoa tasaisen kasvun aikana. Kassan ennusteen suurin haaste on usein juuri kassaan maksujen ennustaminen, erityisesti kovan kasvun tai epävarmuuden, kuten koronan vallitessa. Asiakkaat maksavat laskun ajallaan vain täydellisessä maailmassa. Esimerkiksi jo viikonlopuksi osuva maksupäivä tarkoittaa käytännössä maksuviivettä. Lisäksi asiakkaiden maksukäyttäytyminen vaihtelee: tuotteessa voi olla virhe, laskujen hyväksyntä voi olla hidasta tai sama ostaja voi maksaa laskun eri tavoin eri toimijoille. Maksuviive ei siis välttämättä tarkoita maksukyvyn heikkenemistä, mutta voi olla sen ensimmäinen signaali. Asiakkaan maksuviive vaikuttaa ennen kaikkea kassan saldoon. riskrate rikastaa asiakkaan maksukäyttäytymisen muilla tietolähteillä ja muuttaa sen luotettavaksi ennusteeksi. Käytännössä voit aina saada luotettavan ennusteen automaattisesti myös uuden asiakkaan maksuajasta ja tiedät, milloin maksu on kassassasi.

Sympaattinen maksumuistutus parantaa yrityskuvaa

Maksuaika on tärkeä osa kauppasopimusta, joten maksuviiveeseen kannattaa aina reagoida heti.

Tuotteen laadussa voi olla virhe, se ei ole tullut perille tai asiakas ei ole saanut laskuamme. Yrityskuvaa parantava kohtelias puhelinsoitto tai henkilökohtainen sähköposti on paras tapa reagoida, jos maksu on saamatta.

Ole systemaattinen ja osoita Asiakkaalle että sopimuksella on teille merkitystä. Maksuviiveisiin pätee nopeuden laki. Mitä nopeammin reagoit, sitä lyhyempi on maksuviive. Ja mitä pidemmäksi maksuviive menee, sitä epätodennäköisemmäksi menee että koskaan saat maksua kassaan. Eli reagoi maksuviiveisiin heti.



Yhdessä sovittu maksusuunnitelma ratkaisuksi tilapäisiin haasteisiin

Systemaattisuus, sympaattisuus ja toista osapuolta kunnioittava asenne tuo parhaita tuloksia. Hyvistä asiakkaista ja yhteistyökumppaneista kannattaa pitää kiinni myös vaikeina aikoina. Asiakkaan haaste voi johtua ongelmista asiakkaan toimitusketjussa, jolloin ratkaisu voi olla yhdessä sovittu maksusuunnitelma, jonka seurauksena myös toimituksia pystytään jatkamaan. Maksumuistutukset ovat osa asiakasuhteen hoitoa, joten tee yhteistyötä myynnin kanssa. Käykää tarvittaessa luottopoliitikan periaatteet yhdessä läpi ja pohtikaa yhdessä oikeat yhteyshenkilöt. Muistutusten tarkoitus on saada asiakkaalta vastaus, johon etsitään ratkaisu.

💚 Maksuviive 1 - 7 päivää: Ensimmäinen muistutus Ota henkilökohtaisesti yhteys asiakkaaseen, kun maksu on 4 - 6 päivää myöhässä. Varmista, että asiakas on tyytyväinen palveluun ja että lasku tullut perille. Yhteydenoton voi tehdä yrityksestäsi joko myynnistä tai kassasta vastaava. On tärkeää, että ensimmäinen muistutus osoitetaan täsmällisesti oikealle henkilölle tai usealle henkilölle. Pyri välttämään anonyymiin sähköpostiin osoitettuja viestejä, koska niihin on helppo jättää vastaamatta. Suurin osa maksuviiveistä saadaan selvitettyä toista osapuolta kunnioittavan, ensimmäisen yhteydenoton seurauksena. 💛 Maksuviive 8 - 14 päivää: Toinen muistutus Mikäli vastausta ei vielä ole saatu, voi seuraava yhteydenotto olla suoraan toimitusjohtajaan. Sähköpostin otsikoksi kannattaa dokumentoida toinen muistutus, kertoa avoimesti mitä kolmannesta muistutuksesta seuraa. Mahdollinen toimituskielto kannattaa merkitä tilauksiin tai ohjelmistoon. ❤️ Maksuviive yli 15 päivää: Kolmas muistutus Mikäli vastausta ei kolmannen muistutuksen jälkeen ole tullut, kannattaa lasku siirtää perintään.

Huolehditaan kesällä myös omat laskumme toimittajille. Luottamus on paras tapa varmistaa yhteistyö tulevaisuudessa ja ajallaan maksetut laskut parantavat luottamusta. Tsemppiä kassan tehostamiseen! 👋🏽

Jäitkö miettimään jotain? Ota rohkeasti yhteyttä, palvelemme sinua mielellämme. Voit varata 15 minuutin henkilökohtaisen tapaamisen täältä. Säilytä mielenrauhasi automaattisella riskrate kassaennusteella, johon voit luottaa.