%20(1)%20(1)%20(1)%20(1).png)
Anpassad rapport och dolda kostnader.
- 20 feb.
- 4 min läsning
Uppdaterat: 2 mars
Dolda kostnader i ekonomisk rapportering avser extra och ofta omärkbara kostnader som äter upp arbetstid, sänker medarbetarnas energi, försämrar produktiviteten och bromsar företagets tillväxt.
Den goda nyheten är att rapporteringskostnader kan hanteras och minskas med upp till 99 % med rätt arbetssätt och verktyg. I den här bloggen går vi igenom var dessa dolda kostnader uppstår och vad man kan göra åt dem. Implementering och inlärning av ett nytt verktyg
Oavsett om du gör rapporter i Excel, i ett bokföringsprogram eller med BI-rapporteringsautomation kräver införandet av ny programvara alltid tid och introduktion.
Den största kostnaden uppstår vanligtvis inte från programvarans månadsavgift eller ens från implementeringsprojektet, utan från den tid som redovisningsbyråns medarbetare och ekonomer använder för att lära sig verktyget innan de kan skapa mervärde för sina kunder, såsom högkvalitativa analyser och rapporter. Tips
Utnyttja användarvänliga verktyg som ger nytta direkt.
Exempel på dolda kostnader: Om två medarbetare tillsammans använder 5 timmar per vecka för att lära sig programvaran kan detta uppgå till 40 timmar per månad. Om timkostnaden per medarbetare är 80 € blir inlärningskostnaden 40 x 80 € = 3 200 € per månad. Skräddarsydd rapport och dess uppbyggnad
Att bygga skräddarsydda rapporter kan ta mycket tid, särskilt om varje rapport anpassas och skapas manuellt från grunden enligt kundens behov. Detta är dock inte det enda sättet att arbeta, rapporteringen kan avsevärt effektiviseras med några enkla arbetssätt.
Tips
Använd färdiga rapportmallar.
Testa olika BI- och rapportautomationslösningar i ditt praktiska arbete och se vilken lösning som verkligen minskar det manuella arbetet.
Diskutera med kunden i förväg och definiera tydligt vilken typ av rapport som bäst möter deras behov
Exempel på dolda kostnader: Om det tar 10 timmar att skapa en skräddarsydd rapport och 5 rapporter görs per månad, använder medarbetaren 50 timmar. Kostnaden blir då 50 x 80 € = 4 000 € per månad.
Skräddarsydd rapport och ändringsarbete
Kundservice och anpassning av rapporter är en viktig del av högkvalitativa ekonomiska rådgivningstjänster. De kan dock antingen effektivisera eller bromsa rådgivningsverksamhetens tillväxt.
Det är bra att komma ihåg att 80 % av kundernas behov är återkommande. Det innebär att en standardiserad rapportmall täcker majoriteten av kraven, och endast en liten del behöver anpassas. Personlig rådgivning och genomgång av siffror är sannolikt också viktigare för kunden än en skräddarsydd rapport.
Tips
Erbjud en kostnadsfri testperiod till dina kunder för att säkerställa att rapporten motsvarar behovet.
Erbjud genomgång av rapportens siffror som komplement till den regelbundna rapporten.
Använd rapportmallar som redan används av andra liknande kunder.
Dokumentera kundens önskemål så att uppdateringar går snabbare.
Exempel på kostnader: Om kunden en gång per månad begär ändringar i rapporten och medarbetaren i genomsnitt använder 3 timmar för att sätta sig in i programmet på nytt, innebär detta 3 x 80 € = 240 € per månad. Skräddarsydd rapport och risken för fel Om rapporten används endast en gång per månad tar det proportionellt mycket tid att åter sätta sig in i ett komplext verktyg, vilket också kan öka risken för fel. Detta orsakar extra arbete och kan i värsta fall försämra kundens förtroende.
Tips
Använd färdiga rapportmallar.
Säkerställ att varje rapport granskas innan den skickas.
Erbjud genomgång av rapportens siffror som stöd till den regelbundna rapporteringen.
Exempel på dolda kostnader: Om 6 timmar per månad går åt till att rätta fel, blir kostnaden 6 x 80 € = 480 € per månad.
Ett svårt verktyg belastar och ökar stressen hos yrkespersonen
Svåranvända verktyg kostar inte bara pengar och tid, utan kan också frustrera ekonomiprofessionella. Få yrkespersoner vill använda sin värdefulla tid till annat än det de har utbildning och erfarenhet för.
Dessutom tas tiden som läggs på verktyget från det allra viktigaste, den tid som är avsatt för kunden. Frustration, brådska, samvetsgrannhet och stress kan leda till att arbetsglädjen och känslan av meningsfullhet försvinner.
Tips
Automatisera rutinuppgifter och välj verktyg som ger medarbetarna mer tid för värdeskapande kundarbete.
Säkerställ att teamet får tillräcklig utbildning och stöd vid användning av nya verktyg.
Skapa tydliga prioriteringar och arbetsprocesser som förebygger stress och tidspress.
Exempel på dolda kostnader: Om en medarbetare i genomsnitt behöver 7 dagars ledighet per år på grund av arbetsbelastning, eller om arbetsmotivationen annars minskar, innebär detta 16 timmar x 80 € = 22 400 € per år (utan att räkna med sociala avgifter).
Sammanfattning
När alla dolda kostnader räknas samman kan de uppgå till betydande belopp. I detta exempel:
Programvaruinlärning (40 timmar): 3 200 €
Skapande av skräddarsydda rapporter (50 timmar): 4 000 €
Rättning av fel (6 timmar): 480 €
Kundservice och ändringsarbete (3 timmar): 240 €
Stressrelaterad frånvaro (7 dagar per år): 22 400 € / 12 = 1 867 € per månad
Totalkostnader per månad: 9 787 €Totalkostnader per år: 117 444 €
Dessa dolda kostnader kan minskas avsevärt, till exempel med riskrate, som har utvecklats för mer produktiv rapportering tillsammans med ekonomiprofessionella.
Med riskrate automation kan du minska 99 % av den tid som används för analys, prognostisering och rapportering. När rapporteringen utvecklas aktivt kan din redovisningsbyrå erbjuda kunderna ännu högre kvalitet, med glädje och utan ansträngning, vilket även märks hos kunderna.
Vi diskuterar gärna hur ditt team kan minska 99 % av rapporteringens dolda kostnader. Vi finns här för dig. Du kan boka en tid med vårt team här.
Report with a click.
